Cara pakai Trifamed, sesuai peran Anda

Buka shift

Kapan: Awal jam kerja

1. 1Pilih profil Anda di layar masuk.
2. 2Masukkan PIN 6 digit.
3. 3Isi modal awal yang ada di laci kas.
4. 4Tekan Buka Shift & Mulai Jualan. Layar Penjualan terbuka dan siap dipakai.

Tips: Layar terkunci sendiri setelah 2 menit tidak dipakai (bawaan, bisa diatur pemilik). Mau ganti kasir? Tutup shift dulu.

Jual obat bebas

Kapan: Pelanggan membeli tanpa resep

1. 1Scan barcode, atau ketik 3 huruf nama dagang, nama generik, atau zat aktif.
2. 2Pilih satuan (box, strip, atau tablet). Harga per satuan menyesuaikan otomatis.
3. 3Batch dengan tanggal kedaluwarsa terdekat terpilih sendiri (FEFO).
4. 4Tekan Bayar, pilih metode bayar, lalu selesaikan.
5. 5Cetak struk, atau kirim struk lewat WhatsApp.

Tips: Obat keras, psikotropika, dan narkotika tidak bisa dijual tanpa resep.

Tawarkan obat dengan zat aktif sama

Kapan: Stok obat yang diminta habis

1. 1Cari obat seperti biasa. Bila stoknya Habis, Trifamed menampilkan Substitusi zat aktif sama: obat lain berzat aktif sama yang masih ada stok.
2. 2Tawarkan pengganti itu ke pelanggan dan tambahkan ke keranjang bila setuju.
3. 3Pelanggan tetap ingin obat yang habis? Tekan Catat Permintaan supaya permintaannya tercatat.

Tips: Obat dalam resep hanya boleh diganti apoteker, dengan persetujuan pasien atau dokter.

Terima resep dan cetak nomor antrean

Kapan: Pasien datang membawa resep

1. 1Di layar Penjualan, tekan Resep (F3), lalu Terima resep.
2. 2Isi data pasien dan dokter, lalu masukkan obat atau racikannya.
3. 3Tekan Kirim ke APJ (atau Simpan resep bila tidak ada apoteker bertugas). Printer mencetak tiket nomor antrean (R-001 dan seterusnya), lengkap dengan QR cek status bila layar antrean aktif.
4. 4Resep menunggu ditelaah apoteker.

Tips: Resep baru hanya dibuat dari tombol Resep di Penjualan, supaya nomor, pasien, dan transaksinya tercatat di satu tempat.

Siapkan, panggil, dan serahkan obat resep

Kapan: Resep sudah disetujui apoteker

1. 1Buka Antrean resep dari Beranda (akun TTK atau staf yang merangkap peran).
2. 2Tekan Mulai siapkan saat obat diambil atau diracik.
3. 3Obat dan etiket siap: tekan Tandai siap.
4. 4Tekan Panggil. Nomor tampil besar di layar antrean dan dibacakan. Bisa dipanggil ulang.
5. 5Pasien datang ke loket: tekan Bayar & serahkan. Status menjadi Diserahkan.

Tips: Obat kosong? Tunda dengan alasan. Lansia, ibu hamil, atau kondisi darurat bisa ditandai Prioritas supaya naik ke atas.

Minta bantuan apoteker

Kapan: Pasien bertanya atau butuh penjelasan obat

1. 1Di keranjang, tekan Minta PIO apoteker untuk pertanyaan singkat.
2. 2Untuk penjelasan panjang (obat kronis baru, insulin, inhaler), tekan Minta konseling apoteker.
3. 3Permintaan langsung masuk ke Beranda APJ.

Melayani pelanggan lain di tengah transaksi

Kapan: Pelanggan masih memilih, antrean menumpuk

1. 1Tekan F4 untuk menahan transaksi yang sedang berjalan.
2. 2Layani pelanggan berikutnya seperti biasa.
3. 3Buka lagi dari daftar Transaksi ditahan di layar Penjualan untuk melanjutkannya.

Retur penjualan

Kapan: Pelanggan mengembalikan obat

1. 1Buka Retur penjualan, lalu cari struknya.
2. 2Pilih item dan jumlah yang dikembalikan, beserta alasannya.
3. 3Selesaikan pengembalian uang.
4. 4Stok kembali ke batch asal, atau masuk karantina bila tidak layak jual.

Tips: Retur obat keras butuh PIN apoteker atau pemilik di perangkat ini, atau persetujuan lewat HP apoteker.

Daftarkan pelanggan

Kapan: Pelanggan ingin riwayat dan poin tersimpan

1. 1Di keranjang, tekan Pelanggan lalu cari dengan nomor HP.
2. 2Belum terdaftar? Tekan Pelanggan baru, minta persetujuan penggunaan data pribadi (UU PDP), lalu Simpan & Pilih Pelanggan.
3. 3Riwayat pembelian dan poin tersimpan di nomor itu.

Catat kas kecil, setor, atau ambil kas

Kapan: Ada pengeluaran kecil atau uang laci diambil

1. 1Pengeluaran kecil (misalnya beli air galon): buka Kas kecil, isi jumlah dan keterangan.
2. 2Uang laci disetor atau diambil pemilik: buka Setor / ambil kas.
3. 3Semua tercatat dan ikut dihitung saat tutup shift.

Internet putus

Kapan: Wi-Fi atau data mati saat melayani

1. 1Lanjutkan melayani seperti biasa. Cari obat, bayar, dan cetak struk tetap jalan.
2. 2Status perangkat menunjukkan offline. Transaksi tersimpan aman di perangkat.
3. 3Saat internet kembali, data tersinkron sendiri ke pemilik dan perangkat lain.

Tips: Layar antrean di monitor kedua PC kasir tetap jalan saat offline. Layar di TV butuh internet.

Tutup shift

Kapan: Akhir jam kerja atau ganti kasir

1. 1Buka Tutup shift.
2. 2Hitung uang di laci dan masukkan jumlahnya lebih dulu.
3. 3Setelah itu angka sistem dan selisihnya baru tampil.
4. 4Selisih tercatat atas nama kasir, dan shift ditutup.

Tips: Uang dihitung sebelum melihat angka sistem (blind closing), supaya hasil hitungannya jujur.

Terima barang dengan foto faktur

Kapan: Kiriman PBF datang

1. 1Buka Terima barang. Pilih kiriman dari surat pesanan (SP) yang ditunggu, atau Terima tanpa SP.
2. 2Foto faktur PBF, lalu tekan Baca faktur otomatis. Item, batch, tanggal kedaluwarsa, harga, dan diskon terisi.
3. 3Periksa Data faktur (nomor, tanggal, termin), lalu layar Cek barang. Baris yang ditandai perlu dicek; koreksi, tambah, atau hapus baris bila perlu.
4. 4Periksa ringkasan penerimaan, lalu Simpan. Stok bertambah per batch, dan hutang PBF tercatat dengan jatuh temponya.

Tips: Foto faktur tersedia di HP dan tablet; di PC, faktur diisi manual. Barang tanpa SP perlu persetujuan pemilik. Narkotika hanya bisa diterima apoteker dengan PIN.

Tambah produk baru

Kapan: Obat belum ada di daftar

1. 1Buka Tambah produk, lalu cari di database obat (KFA) atau isi sendiri.
2. 2Isi data obat. Zat aktif boleh diisi untuk pencarian dan pilihan pengganti.
3. 3Atur Satuan & kemasan: kemasan beli dari PBF, isi per kemasan, dan satuan jual (box, strip, tablet).
4. 4Lanjutkan ke Harga & stok, lalu Periksa & simpan.

Cek stok dan lokasi rak

Kapan: Mencari barang atau memastikan stok

1. 1Buka Cek stok & lokasi rak.
2. 2Ketik nama atau scan barcode.
3. 3Lihat jumlah stok dan lokasi raknya. Rincian per batch dan tanggal kedaluwarsa ada di Kartu stok.

Stock opname

Kapan: Jadwal hitung stok berkala

1. 1Buka Stock opname, tekan Buat sesi opname, lalu Mulai menghitung.
2. 2Hitung fisik per rak, lalu masukkan jumlah per batch.
3. 3Tinjau item yang selisih sebelum diajukan.
4. 4Selisih disetujui apoteker atau pemilik dengan PIN. Selisih narkotika dan psikotropika wajib disetujui apoteker.

Tips: Bila Anda menghitung dan menyetujui sendiri, item yang selisih wajib dipindai ulang sekali lagi.

Tangani obat mendekati kedaluwarsa

Kapan: Daftar mingguan obat yang mendekati batas retur

1. 1Buka Obat mendekati ED. Tab Dekat batas menampilkan batch yang batas returnya ke PBF tinggal 60 hari atau kurang.
2. 2Masih bisa diretur: pilih batchnya, lalu Buat retur.
3. 3Sudah kedaluwarsa atau lewat batas retur: buka tab Karantina, lalu Musnahkan lewat berita acara pemusnahan.

Retur ke PBF

Kapan: Barang rusak, salah kirim, ED dekat, atau ditarik BPOM

1. 1Buka Retur ke PBF. Pilih batch dari tab Dekat batas atau Karantina (satu PBF per retur); faktur asalnya terhubung otomatis.
2. 2Isi alasan retur. Draft retur perlu Setujui retur dari pemilik atau apoteker.
3. 3Tekan Kirim nota retur ke sales, lalu tandai Diambil sales saat barang dijemput.
4. 4Nota kredit datang: tandai Dikreditkan dan isi Nomor nota kredit. Nilai retur memotong hutang faktur.

Tips: Pantau Retur menggantung: retur yang belum ada nota kreditnya.

Kirim atau terima mutasi antar cabang

Kapan: Stok dipindah antar outlet

1. 1Buka Mutasi antar cabang, lalu Ajukan mutasi.
2. 2Pemilik atau apoteker outlet asal menekan Setujui & kirim. Saat itu stok keluar dari outlet asal.
3. 3Outlet tujuan menekan Terima barang dan menghitungnya. Kekurangan wajib diberi alasan.

Tips: Narkotika dan psikotropika butuh apoteker dengan PIN di kedua outlet.

Telaah resep

Kapan: Ada resep menunggu di Beranda

1. 1Buka resep dari Beranda atau menu Validasi resep.
2. 2Telaah tiga aspek: administratif, farmasetik, dan klinis.
3. 3Pilih: Setujui apa adanya, Setujui dengan catatan, atau Tunda, hubungi dokter. Resep yang tidak bisa dilayani: Tolak.
4. 4Resep yang disetujui lanjut disiapkan di Antrean resep.

Tips: Anda juga kasir? Cukup centang Saya sudah menelaah resep ini dan masukkan PIN, tanpa pindah layar.

Catat PIO

Kapan: Memberi informasi obat ke pasien

1. 1Saat menyerahkan obat, ketuk PIO diberikan di resep atau di Penjualan. Bisa dibatalkan sesaat setelahnya.
2. 2Pertanyaan lewat telepon, WhatsApp, atau orang datang bertanya: buka Catat PIO.
3. 3Catatan ini dihitung otomatis untuk laporan SIMONA.

Layani permintaan apoteker dan konseling

Kapan: Kasir meminta bantuan apoteker

1. 1Buka kartu Permintaan apoteker di Beranda, lalu ketuk Layani.
2. 2Lembar PIO atau Konseling terbuka dengan pasien dan transaksi sudah terisi.
3. 3Untuk konseling, isi Topik, Masalah yang ditemukan, dan Saran yang diberikan. Aktifkan Jadwalkan pemantauan bila perlu, lalu simpan.

Tips: Konseling gratis secara bawaan dan tidak perlu membership. Pasien cukup tercatat sebagai pelanggan dengan persetujuan data.

Pemantauan terapi pasien kronis

Kapan: Kartu Pemantauan hari ini di Beranda

1. 1Cek kartu Pemantauan hari ini. Pengingat juga datang setiap pagi.
2. 2Hubungi pasien lewat WhatsApp atau telepon dari HP Anda.
3. 3Catat hasilnya: membaik, tetap, memburuk, atau tidak bisa dihubungi, beserta keluhan dan tindak lanjut.
4. 4Tentukan jadwal kontak berikutnya.

Tips: Obat kronis yang diserahkan dengan resep otomatis menawarkan jadwal pantau.

Tanda tangani surat pesanan

Kapan: Ada draft SP menunggu

1. 1Buka Surat pesanan: reguler, OOT, prekursor, psikotropika, atau narkotika.
2. 2Periksa item, jumlah, dan PBF.
3. 3Tanda tangani secara elektronik dengan PIN.
4. 4Kirim SP ke PBF lewat WhatsApp atau PDF.

Tips: SP narkotika dan psikotropika selalu meminta PIN ulang.

Laporan SIMONA bulanan

Kapan: Paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya

1. 1Buka Laporan SIMONA. Ringkasan bulan lalu sudah tersusun dari catatan harian.
2. 2Salin tiap angka, lalu tekan Buka SIMONA dan isi form di sana.
3. 3Kembali ke Trifamed, lalu tandai Sudah dilaporkan dengan PIN. Angka bulan itu terkunci sebagai arsip.

Tips: Ada peringatan bila perangkat outlet belum tersinkron. Pengingat datang 3 hari dan 1 hari sebelum tenggat.

Laporan SIPNAP dan register narkotika

Kapan: Paling lambat tanggal 10

1. 1Buka Laporan SIPNAP dan pilih bulannya.
2. 2Ekspor data narkotika dan psikotropika untuk dilaporkan.
3. 3Setelah melapor, tekan Tandai sudah dilaporkan.
4. 4Register narkotika & psikotropika dan kartu stok per batch bisa dibuka kapan saja saat pemeriksaan.

Tips: Rekap OOT & prekursor ada di menu tersendiri.

Recall BPOM

Kapan: Ada pengumuman penarikan obat

1. 1Buka Recall BPOM, tekan Catat recall, lalu masukkan produk dan batch yang ditarik.
2. 2Tekan Blokir & beri tahu semua. Penjualan batch itu langsung diblokir; perangkat yang sedang offline ikut memblokir begitu tersinkron.
3. 3Semua peran menerima peringatan. Di detail recall, tekan Retur ke PBF (recall) untuk membuat returnya.

Pemusnahan obat

Kapan: Obat kedaluwarsa yang tidak bisa diretur

1. 1Buka Berita acara pemusnahan.
2. 2Pilih item dan batch yang dimusnahkan.
3. 3Lengkapi dan simpan berita acaranya. Narkotika dan psikotropika mengikuti format resmi.

Setujui opname, retur, dan mutasi

Kapan: Ada permintaan persetujuan apoteker

1. 1Buka tab Setujui › Perlu persetujuan. Saring per Dari kasir, Retur, atau Opname.
2. 2Penyesuaian opname: tinjau selisih stok, lalu Setujui penyesuaian.
3. 3Retur obat keras dari kasir: periksa alasan pengembalian, lalu Setujui atau Tolak.
4. 4Mutasi antar cabang: periksa item, lalu Setujui & kirim.
5. 5Semua persetujuan memakai PIN.

Pantau masa berlaku SIPA dan SIA

Kapan: Menjelang izin habis

1. 1Buka Masa berlaku SIPA & SIA untuk melihat kapan izin habis.
2. 2Pengingat datang 90, 60, 30, dan 7 hari sebelum izin habis.
3. 3Setelah SIPA diperpanjang, pemilik memperbaruinya di Pengguna & PIN › karyawan › Izin profesi › Tambah / perpanjang izin.

Daftar dan siapkan apotek

Kapan: Hari pertama

1. 1Daftar dengan nomor WhatsApp. Verifikasi dengan mengirim satu pesan ke Trifamed, gratis.
2. 2Isi data apotek dan apoteker (SIPA boleh menyusul).
3. 3Pilih siapa yang bekerja: sendiri, dengan 1 staf, atau 3 orang lebih.
4. 4Masukkan data obat: impor Excel, minta dibantu tim Trifamed, atau mulai dari database KFA.
5. 5Ikuti checklist: buat PIN, hubungkan printer, lalu transaksi pertama.

Tips: Coba dulu di Mode latihan dengan data Apotek Contoh. Tidak mengubah stok, laporan, atau tagihan.

Tambah karyawan dan atur peran

Kapan: Ada staf baru

1. 1Buka Pengguna & PIN, lalu Tambah staf.
2. 2Pilih perannya: Kasir, Gudang, APJ, Apoteker pendamping, atau TTK. Staf yang merangkap bisa diberi beberapa peran.
3. 3Buat PIN awal, dan isi izin profesi untuk apoteker dan TTK.
4. 4PIN terkunci karena salah 5 kali? Tekan Atur ulang PIN & buka kunci di halaman yang sama. Kunci juga terbuka sendiri setelah 5 menit.

Tips: Tagihan dihitung per outlet, bukan per pengguna. Menambah staf tidak menambah biaya.

Pasang atau putus perangkat

Kapan: Perangkat baru, hilang, atau staf keluar

1. 1Buka Perangkat, lalu buat kode pasang 6 digit.
2. 2Masukkan kode itu di perangkat baru.
3. 3Perangkat hilang atau tidak dipakai lagi: putus dari jauh.

Setujui keputusan dari HP

Kapan: Ada permintaan di Beranda

1. 1Lihat daftar Perlu keputusan Anda di Beranda atau tab Setujui, atau buka dari notifikasi.
2. 2Periksa permintaannya: diskon manual atau hapus transaksi dari kasir, perubahan harga dan SP, retur ke PBF, atau penyesuaian opname.
3. 3Setujui atau tolak dengan PIN.

Pantau usaha

Kapan: Kapan saja

1. 1Beranda: omzet hari ini dibandingkan rata-rata hari yang sama.
2. 2Ringkasan harian outlet terkirim setiap malam.
3. 3Laporan: laba rugi, Pareto, kinerja kasir, dan waktu tunggu resep.

Belanja ke PBF

Kapan: Stok menipis

1. 1Buka Defecta: obat di bawah stok minimum beserta saran jumlah belinya.
2. 2Tinjau saran per PBF, lalu buat surat pesanan.
3. 3SP golongan khusus ditandatangani apoteker.
4. 4Kirim SP ke PBF lewat WhatsApp atau PDF.

Tips: Saran belanja menampilkan rata-rata laku per minggu dan pembelian terakhir.

Bayar hutang PBF

Kapan: Mendekati jatuh tempo

1. 1Buka Hutang PBF: daftar faktur dan jatuh temponya.
2. 2Pengingat datang sebelum jatuh tempo.
3. 3Catat pembayaran. Retur yang sudah dikreditkan memotong hutang.

Atur produk dan harga

Kapan: Harga beli berubah atau produk baru

1. 1Buka Produk & harga untuk mengubah harga jual per satuan.
2. 2Banyak produk baru sekaligus? Pakai Impor: Pilih File, Pencocokan kolom, Periksa, lalu Impor. Produk yang sudah ada dilewati.
3. 3Atur pilihan sediaan dan kategori yang muncul di form data obat lewat menu Sediaan & kategori.

Atur outlet, struk, dan layar antrean

Kapan: Saat mulai, atau saat ada perubahan

1. 1Buka Pengaturan outlet.
2. 2Struk: logo, nama dan alamat, APJ dan SIPA, catatan kaki, QRIS.
3. 3Layar antrean: buat tautan untuk TV, salin atau tampilkan QR, uji panggil, dan atur pesan baris bawah.
4. 4Kepatuhan: SOP, telefarmasi, dan jadwal pemantauan terapi.

Tips: Tautan layar antrean bisa dicabut kapan saja.

Cek dan bayar tagihan Trifamed

Kapan: Awal bulan

1. 1Buka Tagihan & Paket untuk melihat argo tagihan bulan berjalan.
2. 2Saat tagihan terbit, bayar lewat transfer bank lalu tekan Saya sudah bayar, atau bayar dengan QRIS bila tersedia.
3. 3Pindah paket tanpa penalti; paket baru mulai bulan depan.